- Hilfe
- Post
Post per E-Mail empfangen.
Ihr Bürodrucker oder Scan-Dienst schickt die Scans per E-Mail an HausChat – und jeder Brief landet von selbst im Kanal „Post“. Kein Hochladen, kein Abtippen. HausChat trennt mehrere Briefe in einem PDF, liest sie und legt sie beim richtigen Objekt ab.
Das brauchen Sie
- Einen Bürodrucker, Scanner oder Scan-Dienst, der Scans per E-Mail verschicken kann
- Einmalig: die App „Post“ im App Store – einrichten können Inhaber und Admins
Schritt für Schritt
-
Einmalig: die App „Post“ hinzufügen
In HausChat auf Einstellungen → Integrationen → App Store. Unter „Post“ bei Post auf das Plus. Haben Sie die App schon, geht es gleich weiter.
-
Ihre HausChat-Adresse kopieren
Im App Store steht weiter unten der Abschnitt Post & Scans. Dort unter Per E-Mail finden Sie Eure HausChat-Adresse, zum Beispiel
7f3a9c21d4e8b605@post.hauschat.de. Mit Kopieren nehmen Sie sie mit.Die Adresse ist absichtlich eine Zufallsfolge statt Ihres Firmennamens. So kann sie niemand erraten. Geben Sie sie nur dort ein, wo Ihre Scans herkommen.
-
Erlaubte Absender eintragen
Darunter steht Erlaubte Absender. Tragen Sie die Adresse ein, von der die Scans kommen, und klicken Sie auf Hinzufügen:
- eine einzelne Adresse, zum Beispiel die Ihres Bürodruckers:
scanner@ihre-firma.de, - oder eine ganze Domain, zum Beispiel
@caya.defür alle Mails von Caya.
Wichtig: Solange hier niemand steht, nimmt die HausChat-Adresse nichts an. Mails von allen anderen Absendern werden verworfen und kommen nicht in HausChat an.
- eine einzelne Adresse, zum Beispiel die Ihres Bürodruckers:
-
Adresse beim Drucker oder Scan-Dienst eintragen
Am Bürodrucker heißt das meist Scan an E-Mail oder Scan to Mail: Legen Sie Ihre HausChat-Adresse dort als Ziel an, am besten als Kurzwahl. Bei Caya, Dropscan und ähnlichen Diensten tragen Sie sie als Adresse für die automatische Weiterleitung ein.
Schicken Sie danach einen Brief zur Probe. Nach wenigen Minuten liegt er im Kanal „Post“.
-
Fertig
Ab jetzt wird jede Mail mit Scan von selbst zu Briefen:
- Jedes PDF wird ein eigener Brief. Liegen mehrere Briefe in einem PDF, trennt HausChat sie – Folgeseiten, Anlagen und leere Rückseiten bleiben beim richtigen Brief.
- Fotos (JPG, PNG, WebP) aus einer Mail werden zusammen ein Brief.
- Kommt dieselbe Mail zweimal an, legt HausChat sie nur einmal ab.
Jeder Brief ist eine Unterhaltung im Kanal „Post“, mit Absender, Betreff, Objekt und dem Text des Briefs. Die zuständige Person des Objekts bekommt ihn zugewiesen.
Wenn es nicht klappt
Ein Scan kommt nicht an
Meist passt der Absender nicht. Prüfen Sie, von welcher Adresse der Drucker oder Scan-Dienst wirklich schickt – das steht in der Mail beim Absender – und tragen Sie genau diese unter „Erlaubte Absender“ ein. Prüfen Sie auch, ob die HausChat-Adresse vollständig und ohne Leerzeichen eingetragen ist. HausChat nimmt PDFs und Fotos bis 30 MB je Datei an. Kommt ein Brief nach 15 Minuten immer noch nicht an, schreiben Sie uns.
„@gmail.com“ oder „@gmx.de“ lässt sich nicht eintragen
Ganze Domains von Freemail-Anbietern wie Gmail, GMX, Web.de oder Outlook.com lassen sich nicht freigeben, sonst könnte jeder mit so einer Adresse Post an Sie schicken. Tragen Sie stattdessen die einzelne Adresse ein, zum Beispiel buero.mueller@gmx.de.
Die Adresse ist in falsche Hände geraten
Klicken Sie unter Per E-Mail auf Neue Adresse erzeugen und bestätigen Sie mit Neue Adresse. Die alte Adresse nimmt ab sofort nichts mehr an. Tragen Sie die neue danach am Drucker und beim Scan-Dienst ein.
Wir möchten lieber ein eigenes Postfach, z. B. post@ihre-firma.de
Das geht auch. Im App Store bei Post per E-Mail auf Postfach für Post verbinden und das Postfach mit Adresse und Passwort verbinden, genau wie ein normales E-Mail-Postfach (siehe Outlook, Gmail, GMX). Jede Mail mit PDF oder Foto in diesem Postfach wird dann ein Brief. Eine Liste erlaubter Absender brauchen Sie dafür nicht, das Postfach gehört ja Ihnen.
Scans landen in unserem normalen E-Mail-Postfach
Ist Ihr normales Postfach mit HausChat verbunden, erkennt HausChat Scans dort an den erlaubten Absendern sowie an bekannten Scan-Diensten wie Caya und Dropscan und legt sie als Brief in den Kanal „Post“ statt als E-Mail.
Kostet das extra?
Nein. Post per E-Mail ist in jedem Paket enthalten.