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Was wie lange aufbewahrt werden muss.
Seit 2025 gelten für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre. Hier steht, welche Fristen für Bücher, Belege, Briefe und E-Mails gelten, wann sie beginnen und wann Daten gelöscht werden müssen.
Das Wichtigste in Kürze
- Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse: 10 Jahre.
- Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge: seit 2025 nur noch 8 Jahre.
- Geschäftsbriefe, auch E-Mails mit geschäftlichem Inhalt: 6 Jahre.
- Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
- Nach Ablauf der Frist müssen personenbezogene Daten in der Regel gelöscht werden.
Die Fristen im Überblick
| Unterlage | Frist | Beispiele |
|---|---|---|
| Bücher und Abschlüsse | 10 Jahre | Buchführung, Jahresabschlüsse, Inventare |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre | Angebote, Auftragsbestätigungen, geschäftliche E-Mails |
Wann die Frist beginnt
Die Frist beginnt nicht am Tag der Unterlage, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden, empfangen oder verschickt wurde.
Beispiel: Eine Rechnung vom März 2025 ist ein Buchungsbeleg. Die Frist beginnt am 31. Dezember 2025 und endet acht Jahre später, am 31. Dezember 2033.
Die kürzere Frist von acht Jahren gilt für alle Belege, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch lief. Solange das Finanzamt die Steuer für einen Zeitraum noch festsetzen kann, dürfen die Unterlagen dafür aber nicht vernichtet werden.
E-Mails und elektronische Unterlagen
E-Mails, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen oder rückgängig machen, gelten als Geschäftsbriefe. Dient eine E-Mail als Buchungsbeleg, etwa weil die Rechnung darin steht, gilt die Frist für Belege.
Elektronische Unterlagen müssen nach den GoBD, den Regeln der Finanzverwaltung für digitale Buchführung, unverändert und lesbar aufbewahrt werden. E-Rechnungen bleiben in ihrem ursprünglichen Format erhalten. Ein Ausdruck reicht nicht.
Unterlagen der Gemeinschaft
Der Verwalter führt die Beschluss-Sammlung der Wohnungseigentümergemeinschaft. Das Gesetz nennt dafür keine Löschfrist. Weil Beschlüsse dauerhaft wirken, wird die Sammlung in der Praxis unbefristet aufbewahrt. Das gilt auch für Niederschriften der Versammlungen.
Für die Korrespondenz mit Mietern gibt es keine eigene Frist. Maßgeblich sind die Fristen für Geschäftsbriefe und Belege sowie die Verjährung von Ansprüchen, die in der Regel drei Jahre ab Jahresende beträgt.
Aufbewahren und Datenschutz
Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht läuft, geht diese aber vor. Ist die Frist abgelaufen und gibt es keinen anderen Grund, müssen die Daten gelöscht werden.
Häufige Fragen
Seit wann gilt die Frist von acht Jahren?
Seit dem 1. Januar 2025, für alle Buchungsbelege, deren alte Frist zu diesem Zeitpunkt noch lief.
Muss ich E-Mails aufbewahren?
Ja, wenn sie Geschäftsbriefe sind, sechs Jahre. Dienen sie als Buchungsbeleg, acht Jahre.
Darf ich Mieterdaten wegen der DSGVO sofort löschen?
Nicht, solange eine Aufbewahrungspflicht läuft. Danach müssen sie in der Regel gelöscht werden.
Darf die Beschluss-Sammlung irgendwann weg?
Das Gesetz nennt keine Frist. Weil Beschlüsse weiter gelten, bewahren Verwalter sie in der Praxis dauerhaft auf.
Checkliste für Verwalter
- Unterlagen einordnen: Buch, Beleg, Geschäftsbrief oder Unterlage der Gemeinschaft.
- Für jede Gruppe das Löschdatum festlegen: Jahresende plus Frist.
- Vor dem Löschen prüfen, ob noch Steuer- oder Streitverfahren offen sind.
- E-Rechnungen und E-Mails unverändert im Originalformat archivieren.
- Einmal im Jahr löschen, was abgelaufen ist, und das festhalten.
- Beschluss-Sammlung und Niederschriften nicht löschen.
Quellen
- § 147 Abgabenordnung, gesetze-im-internet.de
- § 257 Handelsgesetzbuch, gesetze-im-internet.de
- Art. 97 § 19a Einführungsgesetz zur Abgabenordnung (Übergang)
- § 24 Wohnungseigentumsgesetz (Beschluss-Sammlung)
- Art. 17 Datenschutz-Grundverordnung, EUR-Lex