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E-Rechnung: was Verwaltungen ab wann müssen.
Die E-Rechnung kommt in Stufen. Empfangen können muss man sie schon seit Januar 2025, ausstellen ab 2027 oder 2028. Hier steht, was für Hausverwaltungen, Gemeinschaften und Vermieter gilt.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür.
- Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Gültige Formate sind zum Beispiel XRechnung und ZUGFeRD.
- Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz für Leistungen ab 2027, alle anderen ab 2028.
- Die steuerfreie Vermietung von Wohnungen braucht keine E-Rechnung.
- Rechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Software automatisch lesen kann. Eine eingescannte oder per E-Mail verschickte PDF-Datei zählt nicht dazu. Das Bundesfinanzministerium nennt als geeignete Formate unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Bei Formaten mit Bild- und Datenteil gilt der Datenteil (XML), wenn beide voneinander abweichen.
Die Fristen im Überblick
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 2025 und 2026 | Papier und PDF sind beim Ausstellen noch erlaubt, PDF mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1. Januar 2027 | Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnung zwischen Unternehmen im Inland für alle Pflicht. |
Wen es in der Immobilienverwaltung betrifft
Die Hausverwaltung selbst
Als Unternehmen muss die Verwaltung E-Rechnungen empfangen und ab 2027 oder 2028 ihre eigenen Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen.
Vermieter von Wohnungen
Für umsatzsteuerfreie Leistungen, etwa die Vermietung von Wohnraum, gilt die Pflicht zum Ausstellen nicht. Empfangen können müssen Vermieter, die Unternehmer sind, E-Rechnungen trotzdem, zum Beispiel von Handwerkern.
Gewerbevermietung mit Umsatzsteuer
Wer Gewerberäume vermietet und zur Umsatzsteuer optiert hat, fällt unter die Pflicht zum Ausstellen. Hier lohnt sich ein Gespräch mit der Steuerberatung.
Wohnungseigentümergemeinschaften
Ob und wie eine WEG betroffen ist, hängt von ihrer umsatzsteuerlichen Einordnung ab. Dazu gibt es noch keine eindeutige Aussage der Finanzverwaltung. Richten Sie vorsorglich für jede Gemeinschaft den Empfang von E-Rechnungen ein und klären Sie Einzelfälle mit der Steuerberatung.
Aufbewahren
Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der Datenteil unverändert erhalten bleiben. Eine ausgedruckte Kopie reicht nicht. Mehr dazu unter Aufbewahrungsfristen.
Häufige Fragen
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Nein, eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Bis zum Ende der Übergangszeit ist sie nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
Brauche ich für den Empfang eine spezielle Software?
Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Um die Rechnung lesen, prüfen und richtig aufbewahren zu können, brauchen Sie aber ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigen kann.
Gilt die Pflicht auch für kleine Beträge?
Nein. Rechnungen bis 250 Euro brutto sind ausgenommen.
Muss die Wohnungsmiete per E-Rechnung abgerechnet werden?
Nein. Für die umsatzsteuerfreie Vermietung von Wohnraum besteht keine Pflicht zum Ausstellen.
Checkliste für Verwalter
- Für die Verwaltung und jede betreute Gemeinschaft eine Adresse für E-Rechnungen festlegen und Dienstleistern mitteilen.
- Prüfen, ob Ihre Software XRechnung und ZUGFeRD lesen und den Datenteil acht Jahre unverändert speichern kann.
- Eigenen Vorjahresumsatz prüfen, um zu wissen, ob die Pflicht zum Ausstellen 2027 oder 2028 beginnt.
- Eigene Rechnungen an Unternehmen rechtzeitig auf E-Rechnung umstellen.
- Gewerbemieter mit Umsatzsteuer gesondert mit der Steuerberatung besprechen.
Quellen
- Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Bundesministerium der Finanzen
- § 14 und § 27 Umsatzsteuergesetz, gesetze-im-internet.de
- § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (Kleinbetragsrechnungen)